8 Tipps für produktives Arbeiten 

Der Arbeitstag beginnt, die To-Do-Liste ist prall gefüllt. Schaff ich das alles? Wenn man möglichst produktiv an die Sachen rangeht, schon. Ein paar Tricks. 

Leichte Panik kommt auf. In zwei Stunden muss ich nach Hause, aber der Schreibtisch ist noch immer nicht viel leerer geworden. Dabei habe ich doch – gefühlt – pausenlos E-Mails beantwortet, Konzepte geschrieben oder Zahlen geprüft. Was ist da schon wieder schiefgelaufen?

Oft genug ist der Grund ganz einfach. Man will zu viele Dinge gleichzeitig erledigen. Kein Wunder: Während die Gedanken noch um die richtige Formulierung bei der Kundenpräsentation kreisen, kommen schon die nächsten E-Mails rein, das Telefon klingelt oder der Kollege nebenan hat eine kurze Frage. Alles gleichzeitig geht aber nun einmal nicht. Und allzu viel Ablenkung ist ohnehin Gift für die Produktivität. Diese Tipps helfen, strukturierter durch den Arbeitstag zu kommen.

 

Tipp 1: Vernünftig planen

Jeder Arbeitstag sollte damit enden, die To-Do-Liste für den nächsten Tag zu schreiben. So hakt man den vollbrachten Tag gedanklich ab und startet gut vorbereitet in den nächsten. Doch Vorsicht: Die Liste sollte immer zu bewältigen sein, sonst droht Frust. Also nicht zu viel draufpacken. Lieber nur 60 Prozent des Tages verplanen. Der Rest ist Puffer für Pausen und Unvorhergesehenes. Speziell bei Mammutprojekten gilt: das große Ganze am besten in viele kleine Abschnitte zerteilen. So nimmt man dem Riesenberg den Schrecken und kommt peu a peu voran.

 

Tipp 2: Prioritäten setzen

Ganz oben auf der Liste sollten die unangenehmsten Aufgaben, beziehungsweise die größten Herausforderungen des Tages stehen. Sind die erledigt, fühlt man sich freier und ist für den Rest der Arbeiten gleich viel motivierter. Nicht so Wichtiges darf dagegen ruhig auch mal weiter unten auf die Liste. Die Aufgaben können zur Not auch mal von Tag zu Tag mitwandern. Gar nicht mal so selten lösen sie sich bei dieser Reise sogar in Wohlgefallen auf.

 

Tipp 3: Ablenkungen reduzieren

Ständige Störungen behindern unsere Konzentration – und damit unsere Arbeitsproduktivität. Wer wichtige Aufgaben zu erledigen hat, schaltet daher das Smartphone sicherheitshalber auf stumm, schließt sein E-Mail-Programm und hängt ein „Bitte bis xy Uhr nicht stören“-Schild an die Bürotür. Auch Apps wie AppBlock oder StayFocused können helfen. Sie sperren verführerische Webseiten und Anwendungen für einen gewünschten Zeitraum.

 

Tipp 4: Auch mal Nein sagen

Wer stets hier schreit, wenn Aufgaben zu verteilen sind, wird sich automatisch irgendwann verzetteln. Die Kunst ist, in dosiertem und begründbarem Maß auch mal dankend abzulehnen.

Auch Meetings – oft die größten Zeitfresser – darf man ruhig mal sausen lassen, wenn sie weniger relevant sind. Alternative: Besprechungen einfach im Stehen abhalten. Meist geht es dann deutlich schneller.

 

Tipp 5: Es muss nicht alles perfekt sein

Wer immer alles zu 100 Prozent erledigen will, droht sich in Details zu verheddern und so wertvolle Zeit zu verlieren. Zugegeben, manche Dinge müssen perfekt sein. Oft aber reichen 80 Prozent auch schon vollkommen aus, um eine wirklich gute Arbeit abzuliefern.

 

Tipp 6: Pausen nicht vergessen

Wer ohne Unterbrechung stundenlang an einem Projekt arbeitet, wird automatisch unkonzentriert und macht im schlimmsten Fall sogar Fehler. Pausen sind wichtig. Ideal sind regelmäßige Auszeiten von rund fünf Minuten pro Stunde oder spätestens nach 90 Minuten. Einmal lüften, ein bisschen Rückengymnastik, ein kurzer Spaziergang um den Block oder ein Plausch in der Kaffeeküche – und weiter geht‘s.

 

Tipp 7: Ein gutes Arbeitsumfeld schaffen

Wer sich in seinem Büro wohlfühlt, arbeitet nicht nur entspannter, sondern auch effizienter. Grünpflanzen, angenehmes Licht, das ein oder andere Bild und ein aufgeräumter Schreibtisch helfen.

 

Tipp 8: Unproduktive Tage retten

Aber auch das kennt jeder: An manchen Tagen geht einfach nichts voran, egal wie strukturiert man loslegt. Vor allem kreative Arbeiten sind dann zum Scheitern verurteilt. Eine Strategie: Findet man partout nicht den Einstieg in eine konkrete Arbeit, legt man einfach schonmal mit den Passagen und Details los, die einem bereits klar vor Augen sind. Der Rest findet sich später.

Und wenn auch das nichts nützt, hilft oft eine räumliche Veränderung. Einmal an die frische Luft oder den Arbeitsplatz direkt ins Café verlegen. Häufig ist die Konzentration danach gleich besser.

 

Die größten Zeitfresser im Büro 

Besser planen, auch mal nein sagen, Ablenkungen vermeiden – viele Stellschrauben hat man selbst in der Hand, um seine Arbeit effektiver zu erledigen. Aber es gibt immer auch Einflüsse, denen man regelrecht ausgeliefert ist. An vorderster Front: Die Technik.

Quelle: Dell Future Workforce Study

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